До управління Пенсійного фонду часто звертаються громадяни, які працювали на підприємствах у важких та шкідливих умовах праці чи на інших роботах, що дають право на призначення пенсії зі зниженням пенсійного віку на пільгових умовах за Списком №1 та Списком №2.
Для підтвердження стажу роботи зі шкідливими і важкими умовами праці для визначення права на пенсію необхідно подати трудову книжку із оформленими належним чином записами про займану посаду, виписку із наказу по підприємству про проведення атестації на відповідному робочому місці. Зазвичай в трудових книжках відсутні відомості, що визначають право на пільгове пенсійне забезпечення, тому особа, яка претендує на пільгову пенсію за віком має надати уточнюючу довідку. У такій довідці повинна підтверджуватися зайнятість протягом повного робочого дня, а також мають бути зазначені: період роботи, що зараховується до спеціального стажу; професія або посада; характер виконуваної роботи; розділ, підрозділ, пункт, найменування списків або їх номери, куди включається цей період роботи; первинні документи за час виконання робіт, на підставі яких видана зазначена довідка. Такі довідки видаються підприємствами, установами, організаціями, в яких працювали зазначені особи, чи їх правонаступниками.
Проте зустрічаються випадки, коли, на момент набуття права людиною на пільгову пенсію, підприємство ліквідовано і неможливо отримати довідку уточнюючу характер робіт та інші підтверджуючі документи про роботу в шкідливих чи особливо шкідливих умовах праці.
Для вирішення цього питання постановою Правління Пенсійного фонду України від 10.11.2006 року № 18-1 затверджено «Порядок підтвердження періодів роботи, що зараховуються до трудового стажу для призначення пенсії на пільгових умовах або за вислугу років», який визначає механізм підтвердження періодів пільгової роботи у разі ліквідації підприємства без визначення правонаступника. Підтвердження періодів роботи, що дає право на призначення пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, здійснюється комісіями з питань підтвердження стажу роботи на посадах, що дають право на призначення пенсії на пільгових умовах або за вислугу років (далі - Комісії). Такі Комісії діють при головних управліннях Пенсійного фонду України.
Пунктом 11 цього Порядку визначено перелік необхідних документів, які подаються заявником на розгляд Комісії. Для підтвердження пільгового стажу роботи заявник повинен подати до управління Пенсійного фонду України за своїм місцем проживання такі документи:
1) заяву про підтвердження стажу роботи;
2) витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, а для підприємств, установ, організацій, ліквідованих до 01.07.2004 та/або щодо яких відсутні дані про проведення реєстраційних дій в Єдиному державному реєстрі, - інші документи, які мають підтверджувати факт припинення підприємства, установи, організації в результаті їх ліквідації" (у тому числі архівні);
3) трудову книжку;
4) документи, видані архівними установами, а саме:
- довідку про заробітну плату (за весь період пільгової роботи);
- копії документів про проведення атестації робочих місць (у разі її проведення);
- копії документів про переведення на іншу роботу, на роботу з неповним робочим днем, про надання відпусток без збереження заробітної плати (у разі відсутності — довідку про їх відсутність).
У разі необхідності заявник може подавати інші документи, які можуть підтверджувати виконання робіт, що дають право на призначення пенсії на пільгових умовах.